1. NAMA: Diah Ayu Wulandari
KELAS: 4EA11
NPM: 12214952
1. Pengorganisasian Pesan-Pesan Melalui Outline
Pada dasarnya, untuk mencapai pengorganisasian yang baik
diperlukan dua proses tahapan, yaitu Anda mendefinisikan dan menggolongkan
ide-ide; kemudian Anda menetapkan urutan ide-ide dengan perencanaan organisasional
terpilih secara hati-hati.
I. Susunan suatu outline secara garis besar dapat
digolongkan ke dalam tiga golongan:
a. Mulailah dengan Ide Pokok
Ide pokok akan membantu Anda dalam menetapkan tujuan dan
strategi umum dari suatu pesan. Ide pokok tersebut dapat dirangkum ke dalam dua
hal, yaitu: (1) apa yang Anda inginkan terhadap audiens untuk melakukannya atau
memikirkannya; (2) alasan yang mendasar mengapa mereka harus melakukan atau
memikirkannya. Ide pokok merupakan titik awal untuk membuat outline.
b. Nyatakan Poin-poin pendukungyang Penting
Setelah menetapkan ide pokok pesan yang akan disampaikan,
maka tahap kedua adalah menyusun poin-poin pendukung yang penting sebagai
pendukung ide-ide pokok tersebut.
c. Ilustrasi dengan Bukti-bukti
Tahap ketiga dalam menyusun outline adalah memberikan
illustrasi dengan mengemukakan bukti-bukti yang berhasil dikumpulkan. Semakin
banyak bukti-bukti yang dapat disajikan, maka outline yang Anda buat akan
menjadi semakin baik.
II. Pemilihan
Kata Yang Tepat
Pemilihan kata dalam penyampaian pesan – pesan bisnis kepada
audiens sangat penting. Penggunaan kata asing yang sukar dimengerti adalah
pemborosan. Agar suatu komunikasi dapat tercapai maksudnya, perlu diperhatikan
hal-hal berikut:
1. Pilihlah kata yang sudah familiar
Diperlukan
suatu analisis audiens, terutama untuk mengetahui latar belakang pendidikan dan
pengalaman audiens. Pemahaman yang baik terhadap audiens akan memberikan
pengaruh yang baik bagi proses penyampaian pesan – pesan bisnis.
1. Pilihlah kata-kata yang singkat
Kata-kata
yang singkat selain efisien, juga mudah dipahami oleh audiens. Tetapi kita juga
harus memperhatian kaidah penulisan bahasa yang baik dan benar.
3.
Hindari
kata-katang bermakna ganda
Penggunaan
kata-kata tersebut akan mengakibatkan penafsiran yang bermacam – macam. Hal ini
dapat mengakibatkan tidak tercapainya maksud dari pesan-pesan bisnis.
III.
Membuat Kalimat Yang Efektif
Dalam menyusun suatu kalimat perlu
diperhatikan 3 hal, yaitu kesatuan pikiran, kesatuan susunan, dan kelogisan.
Diketahui bahwa dalam setiap kalimat paling tidak terdiri atas subjek dan
predikat. Subjek dalam predikat akan menjawab “siapa” atau “apa” yang dilakukan
oleh kata kerja dan merupakan topik suatu bahasan atau sesuatu yang sedang
dikatakan dan biasanya berupa kata benda.
·
Tiga
jenis kalimat
a)
Kalimat
Sederhana
Suatu
kalimat sederhana hanya memiliki sebuah subjek dan predikat. Namun tidak
menutup kemungkinan suatu kalimat dilengkapi dengan objek baik langsung maupun
tidak langsung.
b) Kalimat Majemuk
Kalimat
majemuk berisi dua atau lebih klausa independen dan tidak mempunyai klausa
dependen. Klausa independen merupakan lausa yang dapat berdiri sendiri atau
mempunyai pengertian yang utuh, sedangkan klausa dependen adalah klausa yang
tidak dapat berdiri sendiri sehingga tidak memiliki klausa yang utuh.
c)
Kalimat kompleks
Kalimat
kompleks berisi sebuah klausa independen dan satu atau lebih klausa dependen
sebagai anak kalimat.
2.
PERENCANAAN
LAPORAN BISNIS
I.
Pengertian
Laporan Bisnis
Laporan bisnis adalah
dokumen-dokumen faktual yang menerangkan kegiatan suatu perusahaan dalam proyek
dan tujuan yang dijalankan perusahaan tersebut. Laporan bisnis haruslah
bersifat netral, tidak memihak, dan menjadi bukti nyata bagi tindakan-tindakan
dari sebuah perusahaan.
Penulisan laporan bisnis baiknya
dilakukan secara periodik dan konsisten.
Penulisan laporan bisnis biasanya
ditujukan untuk beberapa keperluan, seperti:
1.
Mengawasi
dan mengendalikan operasional perusahaan
2.
Membantu
mengimplementasikan kebijakan-kebijakan dan prosedur-prosedur yang telah di
tetapkan perusahaan.
3.
Memenuhi
persyaratan-persyaratan hukum dan peraturan-peraturan yang berlaku bagi
perusahaan.
4.
Untuk
mendokumentasikan prestasi kerja yang diperlukan baik bagi keperluan internal
maupun eksternal perusahaan.
5.
Untuk
menganalisis dan memberikan bimbingan bagi pengambilan keputusan-keputusan atas
hal-hal tertentu.
6.
Untuk
memperoleh ide bisnis baru.
AA.Jenis-jenis laporan bisnis
Laporan bisnis dapat
diklarifikasikan berdasarkan macam-macam fungsi dan jenisnya, diantaranya
adalah
· 1. Laporan Individu dan laporan resmi
Laporan individu adalah laporan yang
dibuat atas inisiatif seseorang sendiri, karenanya membutuhkan rincian dan
bukti pendukung yang lebih banyak daripada laporan resmi.
· 2.Laporan rutin dan laporan khusus
Laporan rutin diajukan berdasarkan
rutinitas yang dilakukan, biasanya telah dibuat dalam bentuk yang telah
tentukan sejak awal.
· 3. Laporan internal dan laporan eksternal
Laporan internal pada umumnya adalah
laporan yang dasarnya hanya ditujukan untuk lingkungan dalam perusahaan saja.
II. BAGIAN
POKOK LAPORAN BISNIS
·
Pendahuluan
Dalam bagian pendahuluan ada 10
(sepuluh) hal yang perlu dipertimbangkan, yakni:
- Pemberi
Kuasa, adalah
individu/organisasi yang meminta laporan;
- Tata-letak, menginformasikan kepada pembaca
tentang apa saja yang akan dibahas dalam laporan bisnis;
- Masalah, biasanya diformulasikan di awal
pendahuluan sebelum maksud atau tujuan laporan bisnis dinyatakan;
- Maksud, merupakan poin penting dalam
laporan bisnis;
- Ruang
Lingkup, berhubungan
dengan luas cakupan atau batas suatu pokok bahasan dalam sebuah laporan
bisnis;
- Metodologi, mengacu pada metode pengumpulan
informasi;
- Sumber-sumber, mencakup berbagai sumber yang
kita gunakan dalam penyusunan laporan bisnis, baik sumber tertulis maupun
sumber lisan;
- Latar
Belakang, jika
pembaca dianggap perlu mengetahui informasi yang ada dalam laporan bisnis
itu maka latar belakang harus disampaikan;
- Definisi
Istilah, jika
kita menggunakan istilah yang memiliki beberapa penafsiran maka kita harus
menjelaskan kepada pembaca definisi yang kita maksudkan.
- Keterbatasan, adalah keterbatasan dalam hal
dana, waktu, ataupun data yang tersedia.
·
Isi
Laporan
Bagian terpanjang dari suatu laporan
bisnis adalah isi laporan. Dalam bagian ini, kita membahas dan mengembangkan
hal-hal yang penting secara rinci.
·
Penutup
Bagian penutup berfungsi untuk
merangkum laporan secara menyeluruh, dan untuk laporan analitis juga mengambil
kesimpulan dan memberikan rekomendasi.
· Rangkuman, berisi ringkasan pembahasan secara
menyeluruh. Kadangkala hanya berisi poin-poin yang penting, kekuatan dan
kelemahan, atau manfaat dan kerugian;
· Kesimpulan, berisi evaluasi secara ringkas
fakta-fakta yang dibahas, tanpa memasukkan pendapat pribadi kita sebagai
penulis;
· Rekomendasi, menyarankan suatu program tindakan
yang didasarkan pada kesimpulan yang telah dibuat;
· Rencana
Tindakan, merupakan pernyataan terakhir yang
mencakup waktu pelaksanaan program, anggaran yang diperlukan, dan orang-orang
yang bertanggung jawab terhadap program/projek yang akan dilaksanakan.
III.
PENGORGANISASIAN
ISI DALAM LAPORAN BISNIS
Ada 2 (dua)
cara yang dapat dipilih untuk digunakan dalam penyusunan isi laporan bisnis,
yakni cara dedukasi (cara langsung) dan cara induksi (cara tak langsung). Cara
pertama:
Cara deduksi
atau cara langsung berarti menyampaikan ide pokok dan rekomendasi tyerlebih
dahulu, seteah itu baru dijelaskan ahl-hal yang rinci. Secara umum, kita dapat
menggunakan cara deduksi atau cara langsung, jika pembaca kita memiliki cirri
sebagai berikut:
·
Eksekutif
yang sibuk,
·
Lebih
suka untuk menentukan sesuatu dengan segera,
·
Ingin
mengetahui ‘berita baik’ atau informasi netral
·
Ingin
menganalisis data lebih baik, dan hal ini akan menjadi lebih mudah jika,
·
Kesimpulan
dan rekomendasi dicantumkan pada awal laporan
·
Ingin
mengetahui pendangan penulis laporan dengan segera
·
Lebih
menyukai laporan yang disusun dengan cara deduksi
Cara induksi
atau cara tak langsung, berarti kita menjelaskan fakta-fakta yang ada terlebih
dahulu, baru kemudian kita memberikan ide pokok, kesimpulan dan rekomendasi.
Pada prinsipnya, kita menggunakan cara induksi jika pembaca kita mempunyai
karakteristik sebagai berikut:
·
Ingin
mengetahui penjelasan secara rinci terlebih dahulu untuk dapat memahami
kesimpulan dan rekomendasinya,
·
Ingin
mengetahui kesimpulan yang kurang menyenangkan (‘berita buruk’),
·
Merasa
kesimpulannya tidak bias dan dapat menerimanya
- Perlu
membaca keseluruhan laporan,bukan hanya bagian akhirnya saja
- Lebih
menyukai laporan yang disusun dengan cara induksi.
3. PRESENTASI BISNIS
I. Tahap Persiapan Dasar Dalam Presentasi Bisnis
Dalam
tahap persiapan ada beberapa hal yang harus Anda lakukan diantaranya adalah
menentukan topik, menetapkan tujuan, mengenali situasi dan mengenali audiens,
menyusun materi, menentukan pendekatan yang digunakan, menyusun desain slide,
dan latihan.
·
Menentukan
Topik
Apa topik yang akan saya sampaikan?
Apakah topik ini dibutuhkan audiens? Mengapa saya menyampaikan topik ini?
Itulah beberapa pertanyaan yang
perlu Anda tanyakan pada diri Anda sebelum menentukan topik presentasi. Dengan
begitu Anda akan mudah menemukan topik dengan tepat dan sesuai dengan kebutuhan
audiens. Usahakan topik Anda menarik dan menggugah audiens untuk mendengarkan.
·
Menetapkan
Tujuan
Apa yang Anda harapkan dari
presentasi Anda? Jawaban dari pertanyaan ini yang akan menjadi arah dari
presentasi Anda. Setiap presentasi harus punya tujuan. Dengan memiliki tujuan,
Anda akan lebih baik dalam melakukan persiapan, lebih berhati-hati dalam
tindakan, tampil lebih cerdas dan tepat sasaran, tentunya dengan hasil akhir
yang berkesan bagi audiens. Buat tujuan Anda dengan jelas, bisa dicapai dan
Anda tahu betul bagaimana mencapainya.
· Mengenali
Situasi dan Audiens
Mengenali situasi dan mengenali audiens akan membuat Anda jauh lebih
tenang. Dalam hal ini Anda perlu melakukan koordinasi dengan audiens, atau
panitia penyelanggara untuk menanyakan hal-hal yang ingin Anda ketahui.
Seperti, dalam acara apa Anda melakukan presentasi, berapa lama waktu untuk
presentasi, presentasi dilakukan di luar ruangan atau di dalam, adakah sarana
pendukung yang digunakan, siapa saja yang akan hadir, berapa usia mereka,
bagaimana tingkat pendidikannya, apa jabatannya, berapa rasio jumlah laki-laki
dan perempuan, dan lain-lain sesuai dengan kebutuhan Anda.
·
Menyusun
Materi
Langkah selanjutnya adalah menyusun materi. Dalam menyusun materi dibutuhkan
kejelian dan ketepatan. Kenapa harus jeli dan tepat? Kejelian berhubungan erat
dengan kemampuan presenter dalam memilih sumber yang bisa dipercaya sedangkan
ketepatan berhubungan dengan kesesuaian materi dengan apa yang dibutuhkan oleh
audiens. Jadi sebagai presenter yang baik, Anda tidak bisa asal-asalan dalam
menyiapkan materi yang akan Anda sampaikan.Ada syarat yang harus dipenuhi dalam menyusun materi, antara
lain materi harus sesuai dengan topik, update dan terpercaya.
Anda bisa mendapatkan materi dari pengalaman pribadi, buku, jurnal, hasil
penelitian, majalah, internet atau koran. Satu lagi yang harus Anda pahami,
jangan membuat materi yang terlampau banyak dan jangan gunakan kata atau
kalimat yang Anda sendiri tidak memahaminya.
II. MENGANALISA AUDIENCE
Komunikator atau penulis surat ini menggunakan jenis
paragraph deduktif dalam cara komunikasinya. Jika dianalisis dari sisi audiens,
maka ada beberapa point yang dapat diperhatikan sebagai bahan analisa, antara
lain:
·
Ukuran
dan Komposisi Audiens
Secara ukuran dan komposisi, maka
audiens dalam surat pembaca ini merupakan audiens dalam jumlah besar. Sehingga
seharusnya diperlukan teknik komunikasi yang berbeda dengan audiens yang
komposisinya lebih sedikit. Namun, dalam surat ini, penulis surat pada awalnya
hanya menekankan kepada 1 pihak saja sebagai audiens. Bisa dikatakan hanya satu
audiens yang mendominasi isi surat ini, yaitu pihak smartfren. Dan di akhir
paragraph, barulah penulis surat mencantumkan audiens lainnya, sehingga tata
cara komunikasinya dinilai kurang etis bagi audiens lainnya selain audiens
pertama.
·
Siapa
Audiensnya
Penulis surat atau komunikator pada
awalnya hanya ingin menfokuskan audiens pada satu pihak saja, namun di akhir
paragraph, penulis tiba-tiba saja menyebutkan audiens-audiens lain atau
pihak-pihak lain, sehingga menjadi tidak fokus. Bias inilah yang mengurangi
nilai keefektifan dari surat pembaca ini.
·
Reaksi
Audiens
Seperti analisa saya pada point-point sebelumnya, maka
reaksi audiens akan berbeda dari audiens pertama dan audiens lainnya yang hanya
disebutkan di paragraph akhir. Dari audiens pertama, mungkin saja akan mendapat
reaksi positif karena system komunikasi seperti ini bisa dinilai sebagai
complain dari pihak customer yang biasa terjadi saat ada pelayanan yang kurang
memuaskan.
·
Tingkat
Pemahaman Audiens
Dari penggunaan bahasa penulis surat, maka tingkat pemahaman
audiens pun dapat dinilai. Dalam hal ini, asumsikan bahwa audiens yang dimaksud
adalah pihak smartfren sebagai audiens utama. Maka pihak smartfren jelas dapat
memahami isi surat customer ini sebagai complain dari customer.
·
Hubungan
Komunikator dengan Audiens
Hubungan komunikator dengan audiens jelas terlihat sebagai
hubungan customer dengan penyedia jasa.
III. Persiapan Dasar Presentasi
Bisnis
Presentasi yang baik haruslah
didahului dengan persiapan yang matang, karena dengan melakukan persiapan
setidaknya kita telah memiliki bahan yang akan kita sampaikan.
Persiapan-persiapan tersebut meliputi :
·
Penguasaan
terhadap topik atau materi yang akan dipresentasikan
Penguasaan terhadap materi yang akan
disampaikan merupakan hal terpenting dalam sebuah presentasi. Berhasil atau
tidaknya sebuah presentasi bergantung pa kemampuan pembicara dalam memahami
setiap detail hal-hal yang terkan dung dalam isi materi presentasi.
Ketidaksiapan terhadap materi yang akan dipresentasikan akan menghambat
penyampaian pesan kepada audiens, serta akan memberikan image yang kurang baik
bagi pembicara tersebut.
·
Penguasaan
berbagai alat bantu presentasi dengan baik.
Presentasi yang baik bukan hanya
terlihat dari isi materi yang disampaikan tetapi juga dipengaruhi oleh
bagaimana cara membawakannya. Apabila penyampaian presentasi dilakukan secara
menarik, maka audiens akan merasa senag. Terlebih jika pada saat presentasi pembicara
menggunakan berbagai macam alat bantu sebagai penunjang presentasi, seperti
OHP, LCD pojector, slide serta penggunaan audio visual.
·
Menganalisis
siapa audiens
Agar tujuan presentasi dapat
tercapai, maka pembicara perlu mengenal siapa sebenarnya yang menjadi audiens.
Metode yang digunakan adalah dengan menggunakan kata tanya seperti apa, dimana,
kapan, mengapa dan bagaimana, maka pembicara akan dapat menidentifikasi tentang
siapa sebenarnya audiens yang dimaksud.
·
Menganalisis
berbagai lingkungan lokasi atau tempat untuk presentasi.
Seorang pembicara harus mengenal
lebih dekat dengan lingkungan lokasi atau tempat dimana ia akan melakukan
presentasi. Pengenalan terhadap lokasi ataupun tempat akn sangat membantu
pembicara dalam menyampaikan presentasi, penggunaan alat serta menentukan
teknik penyampaian presentasi.
Penggunaan Alat Bantu dalam
Presentasi
·
Jenis
Alat Bantu
·
Microphone
dan Sound
·
Proyektor
dan Layar
3.
Laptop
atau Komputer
4.
Papan
Tulis
5.
Laser
Pointer
6.
Aplikasi
Power Point
SUMBER:
