Kelas : 4EA11
NPM : 12214952
Tugas 4 Softskill (Komunikasi Bisnis)
RUANG LINGKUP : KOMUNIKASI LISAN DAN NEGOSIASI
Komunikasi Lisan dalam Rapat
Dalam kegiatan rapat, kita biasanya melakukan komunikasi dengan peserta rapat lainnya. Dalam melakukan hal itu, kita harus tau posisi kita saat itu. Setiap peserta hendaknya berkomunikasi secara jujur dan terbuka. Selain itu juga harus aktif, responsive, tidak emosional, dan mampu mengendalikan diri selama rapat berlangsung.
Komunikasi Lisan dalam Wawancara
Dalam wawancara, kita melakukan komunikasi dengan pihak yang diwawancara. Dalam wawancara, ada pihak yang lebih dominan memberikan pertanyaan. Wawancara biasanya dilakukan untuk pengumpulan data yang ingin kita peroleh. Ada etika dalam berwawancara, diantaranya adalah memperkenalkan diri terlebih dahulu. Kemudian kita utarakan maksud dari wawancara yang kita lakukan. Kita juga harus menghormati orang yang kita wawancarai sehingga ia merasa nyaman. Berikut ini adalah hal yang perlu diperhatikan ketika melakukan wawancara:
1. Gunakan volume suara yang baik (berbicara tidak terlalu keras).
2. Hindari bahasa menggurui responden.
3. Hindari sikap rakus.
4. Fokus pada lawan bicara.
5. Fokus pada pembicaraan.
6. Tidak boleh memotong pembicaraan.
7. Lakukan verifikasi jika ada kekurangan.
8. Hindari kata-kata kasar (kotor).
9. Bersikap ramah.
10. Jangan menyakiti hati responden.
11. Hidari tatapan yang clingak-clinguk dan tidak fokus.
12. Ucapkan terima kasih.
Komunikasi Lisan dalam Bernegosiasi
Tujuan melakukan negoisasi adalah untuk mendapatkan kesepakatan antara kedua belah pihak. Hal ini diperlukan kemampuan komunikasi yang mumpuni. Agar negosiasi berjalan mulus, kita harus pintar dalam mengolah kata dan memainkan emosi orang yang kita ajak negosiasi. Negosiasi bisa dilakukan antara individu dena individu, ataupun individu dengan kelompok. Ada beberapa tahapan dalam negosiasi, diantaranya adalah:
1. Fact-finding, mengumpulkan fakta-fakta atau data yang berhubungan dengan kegiatan bisnis lawan sebelum melakukan negosiasi.
2. Planning/rencana, sebelum bernegosiasi/berbicara susunlah dalam garis besar pesan yang ingin disampaikan. Menurut kerangka topik yang hendak dibicarakan rincilah hasil yang diharapkan akan tercapai. Menurut pengenalan Anda terhadap lawan tersebut, perkirakan/bayangkan kemungkinan reaksi penerima pesan/lawan berbicara terhadap apa yang Anda katakan.
3. Penyampaian, lakukan negosiasi/sampaikan pesan dalam bahasa lawan/si penerima. Usahakan agar menggunakan istilah unik dan khas yang biasa dipakai oleh lawan negosiasi kita. Pilihlah kata-kata yang mencerminkan citra yang spesifik dan nyata. Hindari timbulnya makna ganda terhadap kata yang disampaikan.
4. Umpan balik, negosiator harus menguasai bahasa tubuh dari pihak lawan. Dengarkan baik-baik reaksi lawan bicara. Amati isyarat prilaku mereka seperti: angkat bahu, geleng–geleng kepala, mencibir, mengaggguk setuju. Umpan balik dapat untuk mengetahui samakah makna yang disampaikan dengan yang ditangkap lawan negosiasi bisnis kita.
5. Evaluasi, perlu untuk menilai apakah tujuan berkomunikasi/negosiasi sudah tercapai, apakah perlu diadakan lagi, atau perlu menggunakan cara-cara untuk mencapai hasil yang lebih baik.
KOMUNIKASI DALAM TULISAN
Penulisan Kabar atau Berita
Penulisan berita juga termasuk salah satu bentuk komunikasi. Dalam penulisan berita, seharusnya kita menggunakan prinsip 5W + 1H. Harus jelas mengenai siapa, kapan, dimana, mengapa, dan bagaimana. Selain itu, berita juga harus menarik audiens agar tujuan komunikasi dapat berhasil. Gaya penulisan berita disusun secara piramida terbalik. Kita harus menarik perhatian pembaca di awal paragraf terlebih dahulu. Dengan begitu, komunikasi yang kita lakukan bisa berhasil.
Penulisan Pesan-Pesan Persuasif
Pesan juga bisa digunakan untuk mempengaruhi audiens. Hal inilah yang dinamakan persuasive. Kita bisa memberikan pengaruh kita kepada audiens apabila kita bisa menulis pesan persuasive. pesan persuasive juga bisa digunakan sebagai sarana untuk menjual ide kita kepada orang lain. Untuk memberikan kesan kepada audiens, hendaknya kita harus menulis pesan persuasive yang bisa meyakinkan audiens. Dengan begitu, tujuan dari komunikasi kita bisa tercapai.
Korespondensi (Surat Menyurat)
Dalam bisnis, kita mengenal juga yang namanya surat menyurat. Surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan pesan dari satu orang ke orang lain. Surat dapat berbentuk surat konvensional yang ditulis di atas kertas, ataupun surat elektronik seperti email. Surat dibagi menjadi tiga, yaitu surat pribadi, surat dinas, dan surat bisnis. Kita harus menggunakan salah satunya sesuai dengan tujuan komunikasi yang ingin kita capai. Untuk surat formal, ada bagian – bagian surat yang harus dicantumkan yaitu kepala surat, tanggal, nomor, lampiran, hal, alamat yang dituju, salam pembuka, paragraph pembuka, paragraph isi, paragraph penutup, salam penutup, tanda tangan, nama terang, tembusan, dan inisial. Kata – kata yang digunakan dalam surat pun bermacam – macam. Ada yang berbahasa formal, semi formal, maupun informal.
STUDI KASUS KOMUNIKASI LISAN DAN NEGOSIASI
STUDI KASUS KOMUNIKASI DALAM TULISAN
1. Studi kasus komunikasi lisan
PT Golden Castle , bergerak dalam bidang konveksi atau textil, mengalami permasalahan antara perusahaan dengan karyawan. Permasalahan ini terjadi yang disebabkan oleh adanya miss communication antara atasan dengan karyawannya. Adanya perubahan kebijakan dalam perusahaan mengenai penghitungan gaji atau upah kerja karyawan, namun pihak perusahaan belum memberitahukan para karyawan, sehingga karyawan merasa diperlakukan semena-mena oleh pihak perusahaan. Para karyawan mengambil tindakan yaitu dengan mendemo perusahaan, Namun tindakan ini berujung pada PHKbesar-besaran yang dilakukan oleh perusahaan.
Penjelasan kasus :
Didalam hubungan komunikasi di suatu lingkungan kerja atau perusahaan antara individu akan sering terjadi. Permasalahan yang sering terjadi biasanya adalah karena masalah kominikasi yang kurang baik. Sehingga cara mengatasimasalah dalam perusahaan harus benar-benar dipahami management inti dari perusahaan, untuk meminimalisir dampak yang timbul. Permasalahan atau konflik yang terjadi antara karyawan atau karyawan dengan atasan yang terjadi karena masalah komunikasi harus di antisipasi dengan baik dan dengan system yang terstruktur. Karena jika masalah komunikasi antara atasan dan bawahan terjadi hal-hal yang tidak diinginkan, misalnya
mogok kerja, bahkan demo. Sehingga untuk mensiasati masalah ini bias dilakukan dengan berbagai cara:
Membentuk suatu system informasi yang terstruktur, agar tidak terjadi kesalahan dalam komunikasi. Misalnya, dengan membuat papan pengumungan atau pengumuman melalui loudspeaker.
Buat komunikasi dua arah antara atasan dan bawahan menjadi lancer dan harmonis, misalnya dengan membuat rapat rutin, karena dengan komunikasi yang dua arah dan intens akan mengurangi masalah di lapangan.
Beri pelatihan dalam hal komunikasi kepada atasan dan karyawan, pelatihan akan memberikan pengetahuan dan ilmu baru bagi setiap individu dalam organisasi dan meminimalkan masalah dalam hal komunikasi Biasanya masalah timbul karena lingkungan yang kurang kondusif di suatu perusahaan. Misalnya, kondisi cahaya yang kurang, atau sirkulasi yangkurang baik, dan temperature ruangan yang tinggi sangat mungkin untuk meningkatkan emosi seseorang, jadi kondisi dari lingkungan juga harus di perhatikan.
Misal ketika diskusi kelompok, ketika ada yang sedang presenetasi pembicara baik sedang menjelaskan atau menjawab pertayaan dari audien, banyak teman atau pendengar yang duduk dibelakang menguap, menyandarkan punggungnya dan berpangku tangan seolah-olah menunjukan bahwa pendengar malas untuk menerima dan memberikan timbal balik(feedback) kepada pembicara sehingga proses berjalannya komunikasi kurang efektif dan tidak sesuai dengan yang di inginkan.
2. Studi kasus negosiasi
Disini ilustrasi komunikasi dalam Negosiasi bisnis dengan mengambil kasus negosiasi dengan orang Jepang. Kontak permulaan merupakan fase yang sangat penting guna membangun hubungan personal yang berkelanjutan. Kontak permulaan lewat korespodensi, faksimile atau telepon dianggap sebagai cara yang kurang efektif atau tepat. Kebanyakan perusahaan Jepang menanggapi dengan lamban, bahkan seringkali tanpa respon. Hal ini terjadai pertama kerana hambatan bahasa dan komu-nikasi terutama untuk perusahaan-perusahaan kecil dan menengah yang tidak terbiasa membuat kontak lang-sung dengan perusahaan asing. Kedua, surat menyurat tidak memberi infor-masi yang cukup. Tanpa informasi yang cukup, kontak dagang sulit dilakukan dan negosiasi mengalami kegagalan. Hal kecil yang tidak bisa disepelekan dalam kontak permulaan adalah kebiasaan menukar kartu nama. Orang Jepang sangat sulit menghapal ejaan asing, kerana itu kartu nama merupakan arsip penting yang selalu disimpan dengan cermat. Tanpa kartu nama orang Jepang akan sulit meng-hubungi calon rekannya. Orang Jepang dalam negosiasi tidak langsung pada persoalan. Selalu diawali dengan soal-soal yang tidak relevansinya dengan bisnis. Misalnya, membica-rakan lukisan yang tergantung di tembok, atau berbasa-basi tentang urusan keluarga. Orang Jepang selalu mengatakan ya segala hal yang dikemukakan lawan bicaranya. Tetapi jangan salah mengerti, ya bukan berarti iya saya setuju untuk transaksi, melainkan ya saya faham apa yang anda sampaikan.
Apa yang dilukiskan di atas dengan contoh kasus pada masyarakat Jepang bukan hanya termasuk bagian komunikasi lisan, tetapi sudah meru-pakan bagian utama dari teknik nego-siasi bisnis.
Studi kasus komunikasi dalam tulisan
PT. Sampoerna Tbk. dengan produk Rokok Jie Sam Soe (Kretek/Filter).
Perusahaan melakukan promosi dengan memasang iklan (Advertising) di beberapa surat kabar dan majalah. Sementara itu pada kesempatan lain, perusahan juga melakukan usaha promosi penjualan (Sales Promotion) dalam kegiatan pameran dengan membagikan rokok kepada pengunjung atau memberikan bingkisan kepada para pengunjung . Upaya meningkatkan penjualan dalam bentuk Hubungan masyarakat (Public Relations), perusahaan ini menjadi sponsor dalam bidang pendidikan dengan memberikan bantuan bea siswa, dan menjadi sponsor beberapa kegiatan cabang olah raga, seperti ; Liga sepak bola “Copa Indonesia”, atau kegiatan musik Jazz. Pada saat yang sama juga sering pihak perusahaan melakukan penjualan langsung (Personal Selling) di tempat kegiatan yang disponsorinya yang terkadang dilakukan dengan memberikan souvenir kepada para pembeli. Pihak perusahaan juga melakukan upaya direct marketing dengan memasang poster di beberapa agen, dan kios rokok atau dengan membuatkan tempat menjajakan bagi pedangan asongan dengan tulisan dan logo perusahaan. Hal tersebut dilakukan agar konsumen dapat memahami secara lebih jelas mengenai produk yang ditawarkan dalam bentuk tulisan.
SUMBER:
